Деловое общение протекает как в устной, так и письменной форме. И, как правило, грамотное письменное изложение сути вопроса подготавливает почву для успеха устных переговоров. К примеру, Вы хотите предложить потенциальному клиенту инновационный продукт и собираетесь перед личной встречей отправить письмо с его описанием. Или пишите отчет о проведенных исследованиях. Или оставляете рекомендации подчиненным на время Вашего отсутствия.

[]

Случаев, когда нужно составить деловое письмо или другое письменное высказывание, множество. Поэтому нужно научиться делать это эффективно и убедительно. Как этого добиться?

1. Исходите из поставленной цели.

В первую очередь, четко представьте цель, которой вы хотите добиться Вашим сообщением. Какой ответной реакции Вы хотите добиться от адресата?

2. Подумайте, как заинтересовать адресата в получении информации.

Для этого как можно более четко представьте аудиторию, к которой Вы обращаетесь. Каковы ее интересы, желания и потребности? Каким образом Ваше предложение сможет решить ее проблемы? Какие стороны Вашего продукта или услуги могут быть востребованы в первую очередь?

3. Составьте план сообщения.

Ваше сообщение должно быть логичным и понятным. Содержать вступительную, основную и заключительную части. Во вступительной части излагаются проблемы, которые требуют решения. Здесь будет уместно продумать приковывающее внимание начало – привести какой-нибудь актуальный пример, данные статистики, занимательную историю. В основной части опишите вначале основные, затем второстепенные позиции. Если какие-то утверждения требуют пояснения или иллюстрации примерами, позаботьтесь об этом. Представьте, какие моменты для Вашей аудитории являются очевидными, а какие нуждаются в пояснении. И в заключении – сделайте предложение, которое бы побудило адресата действовать в соответствии с поставленными Вами целями.

4. Позаботьтесь о том, чтобы сообщение было структурированным, грамматически правильным, образным и лаконичным.

Вот некоторые рекомендации по составлению грамотного структурированного текста.

1) Предложение.

— Старайтесь избегать предложений, перегруженных сложными конструкциями.

Например: «Кадры – это наиболее сложный субъект управления в организации, потому что он, в отличие от предметных факторов производства, является «живым», что обусловливает его способность самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые ему требования, действовать, имеет субъективные интересы, а также очень чувствителен к управленческому воздействию, реакция на которое не всегда определена». Лучше разбить эту фразу на несколько предложений: «Кадры – это наиболее сложный субъект управления в организации. В отличие от предметных факторов производства, он является «живым», что обусловливает его способность самостоятельно решать, критически оценивать предъявляемые ему требования, действовать. Сотрудники имеют субъективные интересы, а также очень чувствительны к управленческому воздействию, реакция на которое не всегда определена».

Длинные предложения тяжело воспринимаются читателями, даже привыкшими к чтению серьезных научных текстов. Поэтому желательно, чтобы предложение в среднем включало не более 15-17 слов.

— В некоторых случаях предложение можно сократить и упростить.

Например: «К управленческому персоналу принадлежат работники, которые исполняют или содействуют выполнению функций, связанных с конкретными задачами управления». Проще написать: «К управленческому персоналу принадлежат работники, исполняющие или содействующие выполнению конкретных управленческих функций».

— Избавляйтесь от громоздких канцеляризмов, заменяя их простыми словами.

Например: «В настоящий момент времени» можно заменить на «Сейчас», «По причине наличия описанных выше обстоятельств» — на «Поэтому» и так далее.

2) Абзацы.

Подавайте информацию небольшими емкими порциями, то есть старайтесь не использовать длинные абзацы. Это утомляет читателя и заставляет его непроизвольно отвлекаться на что-то другое. Один абзац должен быть посвящен раскрытию только одной главной мысли, изложенной в нескольких емких предложениях.

3) Выбор лексических средств.

Употребляйте в речи слова и фразы, понятные Вашей аудитории. Если, к примеру, Вы составляете сообщение, рассчитанное на медиков, фраза: «Все возбудители ОРВИ эпителиотропны. Вирусы адсорбируются на эпителиальных клетках, проникают в их цитоплазму, где подвергаются ферментативной дезинтеграции» будет волне уместной. Однако если Вы информируете население о прогнозируемой эпидемии простудных заболеваний, стоит ограничиться упоминанием: «вирусы ОРВИ размножаются на поверхности слизистых оболочек и кожи».

4) Избегайте тавтологии.

Иногда, чтобы подчеркнуть важность сообщения, мы употребляем словосочетания: «полностью исчерпывающий» или «очень многозначительный», что является тавтологией. 

5) Будьте внимательны в употреблении глагольных конструкций.

Зачастую в деловом письме наблюдается тенденция к употреблению сложных конструкций вместо того, чтобы ограничиться одним глаголом. К примеру: вместо «оборудование создаст возможность обеспечения предприятия необходимой продукцией» лучше сказать: «оборудование обеспечит предприятие необходимой продукцией».

Предпочтительнее при описании товара или услуги использовать глаголы в настоящем времени, а не в будущем. К примеру, вместо: «Читатели получат газету согласно графику выхода издания» лучше сказать: «Читатели получают газету согласно графику выхода издания».

6) Образность речи.

Чтобы речь запомнилась и произвела впечатление на адресата, сделайте ее образной. К примеру: «Наши окна — Ваш щит от непогоды в любое время года!».